Aprende las 6 claves para liderar el trabajo en equipo a distancia

¿Recuerdas esas películas en que las plantas de oficinas se organizaban con columnas y filas de muchísimos escritorios donde al final estaba el despacho del jefe? ¡Pues todo esto ha quedado atrás gracias a la transformación digital!

De hecho, existen nuevas herramientas que han sido implementadas para que las empresas sean productivas —incluso remotamente— sin afectar el trabajo en equipo a distancia: debido a la inesperada llegada de la COVID-19, las organizaciones tuvieron que redefinir sus procesos y pasar de lo tradicional a lo tecnológico para evitar paralizar sus funciones y, al mismo tiempo, aumentar su ventaja competitiva.

Teniendo en cuenta el contexto actual y las proyecciones positivas del home office, hemos elaborado este contenido en el cual detallaremos 6 técnicas claves y herramientas actuales que no pueden faltar si tu objetivo es optimizar el trabajo en equipo a distancia.

¡Si este tema te interesa, lee con mucha atención hasta el final!

1. Sé empático con tus colaboradores

Dado que el trabajo en equipo a distancia puede ser algo nuevo, los líderes deben estar disponibles para ofrecer orientación y apoyo: esto va más allá de garantizar que los empleados tengan laptops, acceso a VPN y demás recursos de hardware o software para llevar a cabo sus funciones.

Los colaboradores pueden sentirse perdidos y presionados, así que debes estar pendiente para discutir colectiva o individualmente lo que están experimentando en esta transición, además de sus necesidades personales y profesionales.

Sin duda, no puedes subestimar el impacto que puede llegar a tener el home office en ellos y necesitas mostrar empatía y hablar sobre los niveles de estrés emocional y la ansiedad.

Esta aproximación mejorará tu perspectiva como líder y será más sencillo trazar metas claras y específicas, además de mejorar el trabajo en equipo a distancia.

2. Lidera con reuniones dinámicas

Cuando se trabaja de forma remota, las reuniones virtuales son esenciales para mantener a los equipos comprometidos y encaminados.

Para esto, existe una gran cantidad de herramientas —como Zoom, Google Meet, Skype, Slack y Microsoft Teams— que son muy fáciles de poner en marcha.

Al hacerlo, debes considerar varios puntos, entre ellos:

• Programar registros y reuniones adicionales de creatividad, sesiones grupales o actualizaciones de proyectos en un horario pactado.
• Mantener las reuniones estructuradas con un facilitador y una agenda: recuerda enviar el trabajo de preparación necesario con anticipación.
• Tomar algunos minutos y enviar correos electrónicos de seguimiento donde se resuman los puntos de discusión o resultados.

Por supuesto, tienes que probar la tecnología con anterioridad, especialmente si se trata de una audiencia más amplia.

Otro aspecto importante es crear un ambiente amigable en el que se permitan algunas bromas que le den dinamismo a las reuniones.

3. No te olvides de activar la cámara para fomentar el trabajo en equipo

A veces, es fácil para los miembros del equipo desconectarse virtualmente, ya sea al responder emails o llegar tarde a la sesión: esto puede moderarse mediante el uso del video para impulsar la presencia, responsabilidad y conexión.

Aunque se sientan incómodos mostrando sus caras, debes liderar el camino para que te sigan.

Si llegasen a negarse, hay que averiguar por qué y luego explicar que esto es imperativo para mantener la dinámica del equipo.

4. Mantén la conexión

La comunicación debe provenir de arriba hacia abajo: los correos electrónicos de la intranet y de toda la empresa pueden transmitir novedades, mensajes de los directores ejecutivos, herramientas y recursos humanos.

Ante la ausencia de comunicación, los colaboradores no tendrán certeza de lo que se debe hacer ni entenderán los hechos. En virtud de ello, debes mantener un ritmo regular de comunicación.

Esta conexión es indispensable para el trabajo en equipo a distancia; después de todo, no existe otra forma de hablar entre sí.

En este caso puedes utilizar el sitio web o programas de mensajería directa, entre otros recursos.

5. Deja que la confianza sea tu guía

El trabajo en equipo a distancia puede ser liderado con confianza en lugar de escepticismo, especialmente cuando se trata de medir el desempeño.

Hay que aceptar números negativos como la disminución de productividad en las primeras semanas: tan solo debes ajustar las expectativas y seguir avanzando. En este sentido, es indispensable establecer resultados alineados con los objetivos estratégicos de la empresa, asegurándote que sean claros a nivel colectivo e individual.

Asimismo, hay que reconocer las necesidades individuales de cada trabajador y darles la libertad de establecer qué funciona mejor para ellos: este feedback permitirá que el trabajo fluya de una mejor manera.

Esto puede incluir acomodar horas flexibles y descansos para las tareas del hogar e, incluso, ejercitarse.

Con los resultados claramente establecidos, la comunicación constante y el apoyo en su lugar, los equipos no solo se desempeñarán de manera adecuada, sino que además es probable que superen las expectativas.

6. Utiliza herramientas que simplifiquen los procesos

Si quieres un trabajo en equipo a distancia eficaz, entonces debes mejorar los procesos empresariales para alcanzar la rentabilidad financiera.

Por ejemplo, herramientas como la firma electrónica te permitirán aumentar el tiempo de respuesta en los acuerdos al hacerlos 25 veces más rápidos, tener 98 % de horas menos para procesar contratos y completar el 80 % de los documentos en un día.

De esta forma, el departamento de recursos humanos agilizará el flujo de trabajo y logrará una administración de documentos eficaz para buscar enfocar su tiempo libre en el capital humano y su capacitación, además de verificar las necesidades que puedan tener y resolverlas.

¡Muy bien! Ya conoces las técnicas y herramientas para optimizar el trabajo en equipo a distancia.

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