5 software de productividad que mejorarán tu eficiencia

Una empresa que quiera competir en los mercados tan globalizados de la actualidad, tiene que contar con altos estándares de eficiencia y productividad. Para ello, apoyarse en algún tipo de software de productividad puede ser la solución.

Además, con la importancia de la colaboración profesional y laboral en estos días, queda en evidencia la necesidad de mantenerse conectados y en sinergia, sobre todo en estos momentos de crisis sanitaria a nivel mundial.

Afortunadamente, la tecnología ha permitido que tanto grandes como pequeñas empresas puedan adaptar el software de productividad a sus procesos facilitando la comunicación, flujos de trabajo sin interrupciones y la designación de responsabilidades, todo con herramientas que documentan las interacciones y que sirve para el análisis posterior.

Ahora bien, ¿cuáles son estas herramientas? A continuación, te mostraremos los principales softwares de productividad y cómo pueden mejorar tus procesos.

1. Trello

Asignar tareas y proyectos, en el pasado, necesitaba hacerse mediante aburridas y largas reuniones semanales o diarias. No estamos diciendo que agruparse para discutir los eventos del día sea algo negativo, pero sí poco eficiente.

Trello, es una herramienta multimedia, que permite crear “tableros”. Estos tableros sirven como una cartelera virtual para que cada miembro de tu equipo, ya sea por departamentos o por trabajos, pueda estar al tanto de cada pendiente y se le pueda asignar otro en cualquier momento.

Como software de productividad es perfecto, porque le permite al líder o al gerente visualizar, modificar y eliminar las tareas que le corresponden a cada quien y, al mismo tiempo, seguir el progreso que se ha alcanzado en tiempo real.

Seguir las tareas de tu organización jamás fue tan sencillo. Otra ventaja con la que cuenta, es que permite mandar mensajes dentro de la plataforma usando temáticas. Es decir, si un proyecto de tu empresa es “Ventas” y esto involucra al departamento de ventas, marketing y el almacén, puedes mandar un mensaje con esa etiqueta y les llegará a todos lo que estén involucrados.

2. EffiWork

Con la pandemia mundial por el COVID-19 y el surgimiento del teletrabajo como una respuesta de las empresas para evitar el estancamiento, podría pensarse que hacer una gestión de los niveles de productividad sería mucho más complicado. Pero con EffiWork esto no tiene por qué ser así.

Esta herramienta les brinda a sus usuarios la posibilidad de ponderar los niveles de productividad de cada miembro y optimizar la administración de los tiempos de trabajo. Es decir, podrás eliminar esos “huecos” donde nadie está trabajando y que se le pueden sacar provecho.

¿Cómo? Pues permite, sin sobrepasar la privacidad de tus empleados, detectar el uso o el detenimiento de las aplicaciones que utilizan tus empleados para realizar sus tareas. Es decir, si una de los softwares que se usa es Word de Office, sabrás cuándo la está usando y cuándo no.

Algunos podrían pensar que es un poco intrusiva, pero realmente es cómo hacer la gestión de personas y equipos en vivo, sin embargo, cada quien desde su hogar.

3. Office 365

¿Cómo dejar afuera el potente paquete de softwares de productividad de Microsoft? Pero en esta oportunidad no te nombraremos las habituales Excel, PowerPoint o Word. Aquí, queremos hablarte de OneDrive, Skype y Project.

OneDrive

Almacenar tus archivos, ya sea de manera manual o automática, es muy sencillo con OneDrive. Esta herramienta gratuita permite guardar miles de megabits de información, así como enviarla de manera sencilla, compartir archivos y hasta migrarlos para otros servicios en la nube.

Skype

No hay mucho que decir de Skype, un software de productividad por excelencia que permite hacer videollamadas hasta de 50 personas a través de su versión gratuita.

Project

Si estabas buscando una aplicación para crear, administrar y aplicar proyectos en tu negocio, Project es ideal. Cuenta con una interfaz muy intuitiva, que le brinda al usuario la posibilidad de generar nuevos proyectos, asignar sus recursos y establecer plazos de tiempo por etapas para llevar un control más preciso de las operaciones.

4. WorkflowMax

Solución empresarial, diseñada para pequeñas y medianas empresas que buscan optimizar sus flujos de trabajo. Esta aplicación permite generar presupuestos y facturas, para diferentes servicios, y enviarlos a sus clientes electrónicamente. Una vez aceptados, se convierten en un flujo de trabajo.

Asimismo, se puede realizar un acompañamiento del período empleado en cada tarea, en tiempo real. También permite administrar la labor de cada colaborador para saber quién está en qué.

Es una herramienta en la nube, para que los directivos y gerentes, desde cualquier parte de mundo, puedan verificar el avance, las facturas y los presupuestos que emite a sus clientes o potenciales clientes.

5. Docusign

Si las tareas asociadas a la aprobación de presupuestos, compras y acuerdos te generan retrasos, con el Docusign Agreement Cloud puedes olvidarte de la burocracia y optimizar estos procesos desde un software de productividad.

Esta herramienta permite preparar, firmar, ejecutar y gestionar todo tipo de acuerdos y documentos de manera rápida y totalmente digital.

Además, puedes acelerar hasta en 80% los tiempos de respuesta entre tu organización y tus clientes. Algo que es vital en estos tiempos donde todo corre rápidamente. Asimismo, es una tecnología que es legal en más de 180 países del mundo.

Por si fuera poco, permite que cualquier usuario pueda acceder a sus documentos y firmas desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar del mundo.

La firma electrónica es uno de sus puntos más fuertes, y es que se trata de un tipo de autenticación electrónica que sustituye la firma autógrafa, haciendo que los procesos sean más simples y mucho menos burocráticos.

¡Ya estás listo para incrementar la productividad en tu empresa!

Con esta lista de cinco softwares de productividad, ya puedes empezar tu camino hacia la transformación digital, la automatización y, por supuesto, el aumento de tus resultados empresariales.

Atrévete a cambiar y adoptar la tecnología en tus operaciones. Las necesidades de hoy, convierten a todas estas herramientas en ventajas competitivas, no solo porque aceleran tus procesos, también porque lograrás satisfacer a tus clientes y generarás mayor autoridad en tu giro.

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