¿Qué es un sistema de control de versiones en CLM?

La gestión de contratos es un aspecto fundamental para cualquier organización que desee mantenerse en la carrera competitiva de los mercados. En este sentido, un sistema de control de versiones en el Ciclo de Vida de Contratos (CLM) tiene un papel determinante, ya que permite un estricto control desde su generación hasta las modificaciones hechas durante el período de negociación.

Adicionalmente, los sistemas de control de versiones en CLM mejoran la colaboración y la comunicación dentro la empresa, ya que al permitir llevar un historial claro de las modificaciones contractuales, los colaboradores pueden trabajar de manera más eficiente, reduciendo los riesgos asociados con la falta de coordinación y evitando la duplicidad de esfuerzos.

En este artículo, analizaremos qué es un sistema de control de versiones, principales beneficios de implementar un CLM con esta función en la empresa, cómo mejora la colaboración en el control del Ciclo de Vida de Contratos, así como las consideraciones para elegirlo y utilizarlo en la optimización de tu gestión contractual.

¿Qué es un sistema de control de versión en CLM?

Un sistema de control de versiones en el Ciclo de Vida del Contrato es una herramienta que permite rastrear, supervisar y almacenar en la nube las modificaciones realizadas en los contratos a lo largo de la negociación, fortaleciendo la transparencia, seguridad y eficiencia en la gestión de contratos, contribuyendo a la consolidación de un entorno empresarial más confiable y sólido.

Beneficios de implementar un sistema de control de versión en la gestión de contratos

Implementar un sistema de control de versión en CLM empresarial forma parte del proceso de automatización y digitalización de los procesos empresariales, ofreciendo los siguientes beneficios para la organización:

• Historial de cambios: Facilita llevar un seguimiento detallado de todas las modificaciones realizadas a lo largo de la negociación en un contrato y contribuye en identificar cuándo y quién hizo cada cambio.
• Evita errores y facilita la colaboración eficiente: Permite a las partes interesadas colaborar en la redacción y revisión del contrato sin riesgo de confusiones.
• Seguridad de datos: Mantiene un historial seguro de versiones anteriores y permite restaurarlas fácilmente en caso de pérdida o daño de datos.
• Eficiencia, transparencia y visibilidad: Facilita la revisión comparativa entre diferentes versiones, acelerando el proceso de identificación de cambios y actualizaciones.
• Automatización de tareas: Permite la automatización de tareas repetitivas, lo que ahorra tiempo y reduce errores humanos.

Cómo un CLM con un sistema de control de versiones mejora la colaboración

A continuación te presentamos las principales formas en que un CLM con un sistema de control de versiones puede fomentar la colaboración entre las partes involucradas:

• Transparencia: Los miembros del equipo y las partes involucradas pueden revisar fácilmente los cambios efectuados, comprender la evolución del contrato y comprender las razones detrás de cada modificación.
• Colaboración concurrente: Varios colaboradores pueden trabajar simultáneamente en secciones específicas del contrato sin temor a perder información o a sobrescribir el trabajo de otros.
• Seguimiento de responsabilidades: Cada cambio registrado en el sistema de control de versiones está asociado con el usuario que lo hizo, lo que permite seguir la responsabilidad y gestionar las contribuciones individuales.
• Aprobaciones y flujo de trabajo: Los sistemas de control de versiones permiten la configuración de flujos de trabajo, incluyendo aprobaciones, lo que garantiza que las modificaciones en el contrato pasen por revisiones y tengan el consentimiento de todas las partes antes de ser implementadas.
• Gestión de auditoría: Permite llevar un registro de los cambios realizados a un contrato e identificar quién, cuándo y qué modificaciones realizó.

Consideraciones para elegir y utilizar un CLM con un sistema de control de versiones

Seleccionar e implementar un CLM conlleva considerar diversos factores cruciales que inciden directamente en la eficiencia y efectividad de la gestión contractual, tales como:

1. Facilidad de uso

Este aspecto es esencial para garantizar una rápida adopción por parte de los usuarios, minimizar la curva de aprendizaje y facilitar su incorporación a los procesos cotidianos de la empresa, contribuyendo así a una experiencia positiva del usuario.

2. Capacidad de integración con otras herramientas

Un sistema de control de versiones en CLM que se integre de manera fluida con las aplicaciones y plataformas ya utilizadas en la empresa, optimizará la eficiencia operativa y evitará transiciones complejas entre distintas herramientas.

3. Seguridad

Los estándares de seguridad y cifrado son esenciales para proteger la integridad y confidencialidad de los datos almacenados.

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Las soluciones de Docusign no solo agilizan la creación, revisión, envío, aprobación y firma de documentos, sino que también ofrecen significativos beneficios en términos de eficiencia y ahorro al facilitar y optimizar los siguientes aspectos:

• Automatización: Reduce el tiempo necesario para generar, enviar y firmar documentos.
• Disminución de costos: Eliminar la necesidad de imprimir, enviar por correo y almacenar documentos físicos.
• Mayor seguridad y cumplimiento: Docusign CLM cuenta con medidas avanzadas de seguridad.
• Integración fluida: Docusign CLM tiene la capacidad para integrarse con otras herramientas y sistemas, fomentando la colaboración efectiva entre colaboradores de las partes interesadas.

Como ves, una herramienta de CLM es esencial para la gestión eficiente y segura del ciclo de vida del contrato, debido a que proporciona transparencia, colaboración efectiva y cumplimiento normativo.

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