Un repositorio de contratos centralizado agiliza procesos y reduce riesgos

La gestión de contratos representa una de las mayores cargas de recursos para organizaciones de todos los tamaños.

El American Bar Association nos dice que "una típica empresa Fortune 1000 gestiona entre 20,000 y 40,000 contratos activos en un momento dado. Al menos 10% de los cuales están fuera de su lugar, son difíciles de encontrar o incluso están en el olvido o traspapelados”.

Al profundizar en los detalles del desafío de la gestión de contratos, la situación parece empeorar. Una encuesta realizada por Docusign en el 2022 entre más de 1,300 profesionales contractuales en todo el mundo reveló que:

• Los profesionales contratados tardan un promedio de 45 minutos en encontrar un contrato finalizado
• El 46% de los encuestados no ha podido localizar un contrato
• 84 minutos es el promedio que lleva encontrar información específica dentro de un contrato
• El 68% de los encuestados necesita acceder a los contratos finalizados al menos una vez por semana

El desafío es grande, incluso para equipos de tamaño moderado. En promedio, se necesitan 30 horas de tiempo del personal para generar, negociar y localizar un contrato. Para una organización mediana que gestiona alrededor de 500 contratos al año, esto equivale a 7 empleados de tiempo completo de mano de obra al año.

Afortunadamente, la solución está al alcance de la mano. Un repositorio de contratos moderno y centralizado puede tener un impacto significativo y positivo en los procesos de gestión contractual de las empresas. Los depósitos contractuales digitales han demostrado ser muy eficaces para mejorar la eficiencia y reducir el número de horas que las organizaciones pierden buscando contratos.

¿Qué es un repositorio de contratos digital?

Básicamente, un repositorio de contratos es un lugar donde se almacenan contratos.

A lo largo de la historia, esto había significado contar con locaciones de almacenamiento físico que contenían miles de archivos en papel. Hoy en día, el término ha evolucionado para significar un sistema de almacenamiento centralizado en la nube para acuerdos finalizados. Para que pueda ser más eficiente y productivo, un repositorio de contratos debe poder buscarse por campos extraídos y términos clave. También debe actualizarse fácilmente con modificaciones de contratos, renovaciones y cambios jurídicos/normativos. Es una herramienta viva que respira y no un lugar estático.

Algunas empresas utilizan herramientas para tareas generales como Microsoft SharePoint o una unidad compartida para almacenar electrónicamente contratos y otros documentos importantes, pero este método deja mucho que desear. Un depósito contractual digital moderno está diseñado para ser más que un archivo digital: es una poderosa herramienta que mejora la eficiencia, seguridad, colaboración y precisión departamentales en todas las etapas del ciclo de vida del contrato, incluyendo la preparación, la generación, el almacenamiento y la gestión de documentos. Los beneficios son todavía mayores cuando el acceso se comparte entre administradores aprobados para realizar diversas funciones en toda la empresa.

¿Por qué es necesario un repositorio de contratos digital?

Una oficina jurídica actual está repleta de procesos ineficientes de generación, revisión, gestión y almacenamiento de documentos. Antes de firmar, los abogados internos están encadenados a flujos de trabajo manuales y sistemas desconectados para negociar, revisar y aprobar contratos. Una vez que han firmado todas las partes, surgen nuevos problemas relacionados con la gestión de renovaciones, obligaciones y riesgos. Parte de la dificultad radica en no saber dónde se guardan los contratos; parte del problema es la falta de capacidad de búsqueda de información clave.

Según Gartner, la generación, negociación, revisión y aprobación contractual puede llevar hasta la mitad del tiempo de un departamento jurídico. Además, las funciones y los departamentos aislados hacen que sea más difícil para los expertos legales administrar y localizar los miles de acuerdos y contratos que se mantienen en toda la organización. Este desafío creció potencialmente durante la pandemia, ya que la creciente fuerza laboral remota e híbrida ha aumentado la necesidad de colaborar en línea. Además, la oficina jurídica se encarga de garantizar que se mantengan la seguridad y la confidencialidad adecuadas dando acceso solo a las personas expertas del área  que cuentan con el permiso correspondiente.

Los sistemas tradicionales de almacenamiento contractual no están equilibrados y son inconsistentes, lo que los hace más vulnerables a riesgos e incumplimiento de obligaciones. Un depósito contractual digital centralizado cuenta con funciones avanzadas de colaboración, que mejoran rápidamente la transparencia, la eficiencia y la seguridad de la información.

Un depósito contractual digital permite resolver diversos desafíos jurídicos comunes

Un depósito de contratos digital moderno puede resolver muchos problemas, acelerando el ciclo de vida del contrato y reduciendo la carga del personal al:

• Acelerar la ubicación de los contratos: con una única fuente de información, encontrar contratos no tiene por qué llevar horas.
• Reducir el número de sistemas utilizados: elimina la necesidad de cambiar entre múltiples sistemas y aplicaciones donde posiblemente estén almacenados y administrados los contratos (incluyendo Microsoft Word, correo electrónico, CLM y soluciones de gestión de relaciones con clientes).
• Simplificar entrega de borradores entre múltiples partes: simplifica la revisión, la aprobación y la firma.
• Mejorar el seguimiento de las disposiciones contractuales existentes: haz un seguimiento de las obligaciones y trata a los contratos como una codificación de las relaciones comerciales. 
• Identificar las relaciones actuales con los proveedores: después de la firma o durante la generación del contrato, identifica fácilmente las relaciones contractuales anteriores con la contraparte o con la competencia.
• Detectar términos y cláusulas no estándar: cumple rápidamente con solicitudes para identificar el número de contratos actuales que contienen disposiciones como condiciones de pago no estándar, cláusulas de fuerza mayor o lenguaje de confidencialidad. 
• Fomentar las relaciones de trabajo a distancia: empodera al personal con acceso centralizado y en línea a plantillas, garantizando consistencia y brindando acceso a una mayor cantidad de recursos.
• Proporcionar acceso en tiempo real a varios departamentos: los departamentos jurídicos a menudo no tienen permisos para usar Salesforce, lo que limita su capacidad para acceder a contratos y otros documentos y material crítico. Con la integración de Salesforce en CLM, las funciones clave jurídicas, de ventas y otras obtienen acceso en tiempo real a los contratos.
• Estandarizar acuerdos y contratos de venta comunes: disminuir las variaciones entre documentos comunes (como los acuerdos de confidencialidad) reducirá intervenciones jurídica/financiera y minimizará la revisión manual.

Implementación de CLM paso a paso

Aunque la firma electrónica ha cambiado la forma en que muchas empresas ejecutan un contrato, el ciclo de vida antes y después de una firma a menudo se gestiona a través de procesos manuales, hojas de cálculo y correos electrónicos. Ese sistema desconectado generalmente se traduce en acciones comerciales más lentas, mayor riesgo y frustración de clientes y empleados.

Sin una solución CLM para controlar la creciente complejidad de la generación de contratos, las empresas se ven atrapadas en procesos manuales. No obstante, las primeras soluciones CLM eran costosas de implementar y difíciles de usar, o tenían una capacidad limitada para resolver problemas fuera de un solo caso de uso o función comercial en particular. El resultado ha sido una fuerte inversión, poco retorno y una frustración constante por parte de todas las partes interesadas.

Afortunadamente, las organizaciones ahora podrán integrar la eficiencia de ahorro de tiempo de un CLM moderno en sus procesos de gestión contractual en una implementación modular paso a paso. Las soluciones de Docusign CLM están diseñadas para ser fáciles de implementar, comenzando con los casos de uso más simples, y escalar para manejar flujos de trabajo más complejos con el tiempo.

Muchas empresas se dan cuenta de que enfrentar la necesidad de un repositorio de contratos digitales es un paso importante para comenzar el viaje hacia un CLM automatizado. Al adoptar un enfoque de implementación de "producto mínimo viable", las organizaciones pueden obtener pequeños logros y ampliar el uso de la solución con el tiempo.