3 formas en que los datos contractuales pueden optimizar las operaciones jurídicas

Para los departamentos jurídicos corporativos, los principales retos empresariales de la actualidad tienen que ver con la necesidad de contar con mejores datos. 

La industria se enfrenta a un vasto obstáculo de datos, ocasionado por la incapacidad de tener acceso y usar la gran cantidad de información desaprovechada en silos departamentales, documentos Microsoft Word, sistemas electrónicos desconectados y más. Estos datos inaccesibles hacen que los departamentos jurídicos sean considerados “el hoyo negro” del análisis contractual. 

Sin embargo, la falta de visibilidad de datos no es el único problema de los equipos jurídicos, sino una falta de entendimiento qué hacer con dichos datos una vez que se han recabado. La necesidad de contar con reportes informativos de mayor solidez resulta en diversas preocupaciones para la empresa, incluyendo gestión de riesgos debilitada y disminución en calidad y consistencia en los resultados de los equipos. 

A medida que incrementan las demandas en los departamentos jurídicos pero los presupuestos siguen siendo limitados, las empresas buscan acceso a información que pueda ayudar a definir y lograr el departamento más optimizado posible, comenzando con la información que se halla en los acuerdos. 

Atacar el problema de datos con tecnología

En las funciones de todas las industrias y empresas, la solución ha sido clara: los productos innovadores de inteligencia artificial (IA)—en especial los integrados en plataformas de gestión contractual en las nubes—son el siguiente paso para la visibilidad, la estrategia y el éxito organizacional.

A continuación, mostramos 3 formas en las que los departamentos jurídicos pueden usar datos para lograr una ventaja, junto con ejemplos de cómo el acceso a datos en tus contratos puede beneficiar a toda la compañía.   

1. Llevar la gestión del equipo jurídico al siguiente nivel

La gestión de equipos es una de las principales preocupaciones para los departamentos jurídicos. Al aprovechar datos de los procesos de acuerdos, los líderes tienen mayor capacidad de optimizar personal, tiempo y recursos, tomando así decisiones más informadas y logrando una gestión de equipo más inteligente. Analizar datos contractuales, como el tiempo entre la solicitud y la finalización, nos da una mejor idea de cómo optimizar las decisiones sobre la carga de trabajo del equipo, incrementa la consistencia en el desempeño, reduce el riesgo del portafolio e identifica tendencias en todos los tipos de acuerdos.

Estas decisiones pueden abarcar desde personal de equipos específicos hasta mejores estrategias de reparto de trabajo. Se pueden usar los datos para demostrar la necesidad de contar con más recursos y presupuestos más altos, dejando atrás los problemas de datos a los que se enfrentan los equipos jurídicos diariamente.

2. Habilitar auto servicio con apoyo 

Los departamentos jurídicos saben que las revisiones y las negociaciones para diferentes tipos de contratos requieren de diferentes niveles de involucramiento. Identificar dichas diferencias—y llenar los espacios donde se necesita un mayor análisis jurídico—es clave para optimizar la eficiencia. 

Los modelos de autoservicio pueden liberar cuellos de botella en áreas donde los retrasos del departamento jurídico generan más daño que bienestar, pero requieren de mayor apoyo para poder trabajar. Resulta esencial generar lineamientos sobre qué tipos de contrato necesitan aprobación jurídica el limitar lo que el negocio puede acordar o cambiar en caso de que no haya una revisión jurídica. La clave para determinar estos lineamientos es contar con mejores datos. 

Cuando ven y sintetizan datos sobre procesos y contenido en acuerdos, las empresas pueden entender donde se generan los cuellos de botella durante la generación, la aprobación y la negociación de contratos. Dichos datos también pueden identificar las cláusulas donde los signatarios permanecen más tiempo o continúan avanzando y que son más frecuentes, identificando así términos dónde cambiar estándares o la automatización podría ayudar a alcanzar mejores y más proactivos resultados. 

La tecnología es el mecanismo de apoyo necesario para el equipo jurídico. Es una herramienta importante que asegura que los riesgos no se vuelvan problemas, hace revisiones para que los términos del acuerdo sean apropiados y tolerables, establece parámetros para los equipos de ventas y permite al departamento jurídico enfocarse en las metas de mayor valor.

3. Fortalecer decisiones organizacionales

En última instancia, la trayectoria de la transformación de datos tiene un solo fin: permitir a los departamentos jurídicos hacer mejor uso de datos contractuales y realizar análisis más precisos y profundos para que toda la empresa pueda tomar decisiones de mayor impacto.

Queda claro que los datos jurídicos contextualizados pueden no solo transformar al departamento, sino también potenciar el valor e influir en la estrategia corporativa, eliminando de una vez por todas la noción de que el departamento jurídico “solo absorbe recursos”. ¿Pero cómo se puede lograr?

Las soluciones digitales CLM ofrecen a las empresas un puente entre qué piensan los equipos jurídicos de su trabajo y cómo lo hace el resto de la compañía. Las integraciones con ERP, CRM y otros sistemas permiten ver un progreso en tiempo real que esté más alineado con la forma en que el negocio considera su rendimiento. Esto mejora la colaboración interna entre equipos, artículo el valor del equipo jurídico y brinda acceso a datos y análisis que permite al área jurídica ser reconocida como generadores de valor. 

A un nivel más detallado, estos datos permiten al departamento jurídico analizar las plantillas contractuales, examinar qué se está aceptando y qué versiones en qué idioma—a nivel cláusula—se negocian más que otras. Este es el comienzo del aprovechamiento de datos para fines estratégicos: saber dónde usar lenguaje estándar, donde modificar el lenguaje o donde usar un lenguaje no estandarizado. Esto ayuda a las organizaciones a incrementar la eficiencia, medir perfiles de riesgo y por último ser un equipo líder en el mercado que apoye su estrategia corporativa.

A final de cuentas, las estrategias de acuerdos digitalizados más inteligentes se complementan, haciendo que la información jurídica sea más estructurada y accesible para el resto de la organización, y esto es posible desde múltiples lugares. Al abordar las necesidades más urgentes para la empresa, puedes comenzar un círculo virtuoso, uno que evolucione, mejore y lleve mejores tecnologías y procesos a cada rincón operativo. 

Para obtener más información sobre cómo las tendencias digitales para equipos jurídicos, accede a nuestro reporte: