Una mejor forma de gestionar los acuerdos

La transformación digital ayuda a las empresas a crear una mejor forma en que hacen negocios y se preparan para cambios no anticipados. Los últimos dos años han sido claro ejemplo de cómo las compañías modernizaron sus operaciones para ofrecer opciones híbridas y a distancia tanto a empleados como a clientes. 

La productividad y conveniencia son el centro de estas experiencias flexibles a las cuales nos hemos acostumbrado. Queda claro que regresar a procesos manuales, interacciones en persona y transacciones impresas ya no es opción.

La transformación digital es una trayectoria hacia una mejor forma de hacer negocios

Si tu empresa es como la mayoría, ya se encuentra en una trayectoria hacia el mundo digital. Sin importar qué tan avanzado vayas, es importante proceder poco a poco y con cautela. Al igual que con cualquier otro proyecto, debes enfocar tu esfuerzo en el lugar donde el cambio sea más necesario y en donde pueda tener el mayor y más rápido impacto.

Para muchas compañías, la oportunidad de transformación más significativa es cómo crean, firman y gestionan sus acuerdos. Dichos procesos abarcan partes fundamentales del negocio—como contratos, incorporación, compras y adquisiciones—y con frecuencia están repletos de ineficiencias. 

Hacer una transición hacia herramientas digitales y en la nube para gestionar estos tipos de documentos es un paso crucial para modernizar tus operaciones y brindar experiencias flexibles y convenientes a los usuarios. Sin importar si empiezas o si ya has implementado software contractual y migrado a la nube, digitalizar y automatizar procesos inconvenientes que requieren mucho trabajo ofrecerá una mejor experiencia final tanto a empleados como a clientes.

Hallar una mejor forma de hacer negocios a través de tu trayectoria de transformación digital te ayudará a obtener los siguientes cinco beneficios:

1. Colabora con prácticamente cualquier persona, en cualquier lugar, en cualquier momento

Las herramientas digitales como software de gestión de contratos y acuerdos brindan la flexibilidad y velocidad necesarias para completar prácticamente cualquier tarea desde cualquier lugar. Además de respaldar una fuerza laboral más distribuida, resulta crítico para la continuidad empresarial durante cambios no anticipados. 

Sin embargo, incluso con herramientas digitales, los flujos de trabajo contractuales pueden seguir siendo innecesariamente complejos. Un flujo de trabajo principalmente digital que todavía incluya pasos manuales y presenciales perjudicará el objetivo inicial de implementar estas herramientas.

Cuando se gestionan acuerdos en línea de principio a fin, todos pueden trabajar en conjunto, incluso cuando no están en la misma habitación, zona horaria o país. Asegúrate de elegir una herramienta que se integre fácilmente con las aplicaciones que tus equipos ya usan. Las integraciones transparentes mejoran la tasa de adopción, además de que eliminan los frustrantes cuellos de botella.

2. Centraliza el control y monitoreo

En el momento que se crea un flujo de trabajo contractual digital, dicha acción se registra, y cada paso subsecuente se define y asigna. Cuando los usuarios interactúan con el acuerdo, se lleva un registro detallado de cada actividad, incluyendo comentarios, edición, negociación, firma y almacenamiento.

Es increíblemente desafiante monitorear y controlar versiones de documentos cuando se mezclan copias impresas con versiones digitales. Todo se vuelve peor cuando entran en la ecuación numerosos editores.

Un proceso contractual totalmente digital, consistente y holístico asegura el control adecuado de las versiones, lo que significa que puedes tener acceso a todos los borradores de un documento—y los cambios realizados en cada uno—desde el momento que fueron creados. Esto elimina confusiones y desacuerdos, optimizando todo el proceso y permitiéndote tener un acuerdo final en mucho menos tiempo.

3. Extrae nuevos datos de activos existentes

La transformación digital significa que ya no tienes que almacenar tus acuerdos finalizados en archiveros. Ahora podrás almacenarlos digitalmente y respaldarlos de forma local y en la nube. Cuando almacenes tus acuerdos de forma central, se puede hacer una búsqueda de ellos rápidamente para extraer datos valiosos, revelando riesgos ocultos y oportunidades. 

Los acuerdos se llenan con datos que esperan convertirse en conocimientos accionables que permitan tomar decisiones empresariales más inteligentes. Las herramientas de IA más sólidas pueden encontrar, filtrar y analizar rápidamente términos y cláusulas clave en acuerdos sin necesidad de intervención humana.

Que las personas realicen un análisis contractual manual es un proceso propenso a errores y que lleva demasiado tiempo. Sin embargo, esto no se trata de remplazar personas, sino de ampliar sus contribuciones y liberar su tiempo para realizar tareas más estratégicas que generen más ingresos.

4. Crea mejores experiencias para un éxito duradero 

Poco a poco se ha borrado la línea entre la vida personal y profesional, y lo mismo sucede con las tecnologías que las habilitan. Empleados y clientes ahora esperan las mismas transacciones sencillas y de auto servicio que los consumidores conocen y prefieren.

Cuando los acuerdos se vuelven onerosos, te arriesgas a perder empleados y clientes valiosos. Para lograr que todos estén conformes debes encontrarlos donde estén, tanto física como mentalmente. La transformación digital es esencial para brindar estas interacciones convenientes y rápidas que encantan a los clientes y que permiten a tus empleados enfocarse en lo que más importa. Automatizar tareas tediosas y optimizar el proceso contractual elimina los obstáculos hacia la innovación y la productividad.

Cuando el trabajo se completa de forma más eficiente y se logran acuerdos en menos tiempo, todos gozan de una mejor experiencia, haciendo que tu negocio sea más atractivo tanto para empleados como para clientes.

5. Opera de forma más sustentable

En la actualidad, las empresas tienen la oportunidad única de integrar sustentabilidad en todo lo que hacen. Cada vez más empleados, clientes e inversionistas quieren relacionarse con negocios que reflejen sus propios valores ambientales. La sustentabilidad y la rentabilidad ya son términos que van de la mano.

Existen muchas formas de lograrlo, pero el primer paso es comprometerse con operaciones sustentables y después hacer pequeños cambios que resulten en beneficios inmediatos. La transformación digital es un gran comienzo.

Hacer la transición de flujos de trabajo tradicionales, impresos y presenciales hacia flujos de trabajo en la nube, digitales y a distancia puede reducir e incluso eliminar residuos y procesos que contaminan. Digitalizar y automatizar tus procesos contractuales no solo protege los recursos de nuestro planeta—como los árboles—sino también permite que el trabajo ser haga desde cualquier lugar. Esta flexibilidad aumenta la productividad y reduce las emisiones generadas al transportarse al trabajo.

Hacer lo correcto por el medio ambiente ahora también significa hacer lo mejor para tu negocio.

Encuentra una mejor forma

Ahora tienes la oportunidad de cambiar la forma en que opera tu compañía. Transformar digitalmente tus procesos contractuales es una de las mejoras y más rápidas formas de dejar atrás el pasado y dar a tus empleados, clientes, socios y proveedores la conveniencia y flexibilidad que buscan en la actualidad.

Si buscas una mejor forma de crear, colaborar y comunicarte, Docusign puede ayudar.