Digitalización de procesos: por qué es tan importante invertir

Publicado el 7 de enero de 2020. Actualizado el 1 de julio de 2022.

 

La telefonía móvil y la computación en la nube han cambiado no sólo a los consumidores sino también a los procesos internos de los negocios. Por lo tanto, las organizaciones enfrentan cada día el desafío de realizar la digitalización de procesos.

Mientras sea urgente digitalizar todo para asegurar procesos más optimizados, todavía digitalizar los documentos de una empresa demanda mucho trabajo.

A este desafío se suma la creciente complejidad del mundo de los negocios. Se puede indicar miles de compañías soterradas bajo documentos físicos, creando un caos administrativo. Resulta en lentitud e ineficiencia.

De hecho, es esencial implementar un proyecto eficiente de digitalización de procesos, lo que va a evitar la pérdida de competitividad.

¡Veamos y entendamos cómo cambiar este escenario!

¿Qué es la digitalización de procesos?

La digitalización de procesos es la migración de todo tu patrimonio informativo del entorno físico a la plataforma digital.

¿Por qué esto es necesario?

Según estudios recientes, el tráfico mundial de datos va a aumentar aproximadamente 3 veces hasta 2022.

Las actividades humanas se están trasladando totalmente al universo digital. El trabajo se vuelve remoto, las compras son contratos virtuales, firmados electrónicamente. Incluso, las relaciones migran a una dimensión virtual.

Las computadoras sustituyeron a las máquinas de escribir. Las cámaras digitales sustituyen la necesidad del carrete fotográfico. Y, hoy, los servicios de streaming sustituyen la tienda de videos. Es decir, la desaparición de las compañías obsoletas es inevitable.

Igualmente, las organizaciones que utilizan documentos y procesos en papel tienen largos ciclos burocráticos. A veces, se pierden en la inmensidad de los archivos de documentos físicos. Frente a este cambio de cultura, ¿cómo se puede imaginar la supervivencia de una empresa que aún acumula información en papel?

Por esto, la adopción de documentos digitales, que se pueden firmar electrónicamente, es tan estratégico.

Si ya conoces lo que es la digitalización de procesos, posiblemente pienses que es una metodología muy similar a la transformación digital, sin embargo, es importante aclarar que no son la misma cosa. Por ello, a continuación te contamos cuáles son son diferencias.

Digitalización de procesos vs. transformación digital

La digitalización de procesos, como acabamos de explicar, se trata de un proceso de migración de los activos físicos a digital.

En síntesis, se trata de la evolución natural del mundo analógico hacia lo informático. Desde archivos, actividades diarias, herramientas de comunicación corporativa, sistemas de comercialización, disciplinas de gestión o cualquier iniciativa o evento relacionado a la producción o administración del negocio.

Va mucho más allá que crear un sitio web o lanzar una app para dispositivos móviles, la digitalización de procesos empresariales tiene que ver con un cambio profundo en la mecánica tradicional de la empresa hacia una moderna.

Ahora bien, ¿qué es la transformación digital?

Transformación digital

A diferencia de la digitalización de procesos, la transformación digital es una cultura organizacional que se basa en el uso y aprovechamiento de la tecnología para mejorar el desempeño general, elevar el alcance y generar mejores resultados.

Más que una "mutación" del sistema empresarial, la transformación digital busca modernizar la estructura de la compañía donde la tecnología es el eje central de las decisiones más que la palanca que logra mover las acciones.

Diferencias entre digitalización de procesos y transformación digital

Como ya viste, la transformación implica dos cosas: transformar y adaptarse a los requerimientos actuales de los mercados y el mundo informático.

Un hecho que ubica esta metodología como una cultura de búsqueda de crecimiento eficiente y ágil para alinearse con las exigencias.

Por otra parte, la digitalización de procesos se enfoca en la gestión y procesado de información dentro de la organización, en lugar del conocimiento en sí.

Si bien se trata de una serie de iniciativas con el propósito de automatizar las actividades y los procesos existentes, no se preocupa por cambiar el core business.

De modo que la digitalización de procesos no es más que la adaptación a los sistemas y aplicaciones digitales, mientras que la transformación digital es un enfoque hacia lo disruptivo e innovador.

4 ventajas clave de la digitalización de procesos

Una vez estés convencido de empezar la digitalización de procesos en tu compañía, empezarás a ver los cambios positivos rápidamente en diversas áreas, donde destacamos:

1. Mayor rentabilidad

A causa de la contingencia generada por el COVID-19 durante gran parte de 2020 y 2021, las empresas tuvieron que adoptar drásticamente nuevos paradigmas para sobrevivir; donde figura la digitalización de procesos como el bastión de estos cambios.

La investigación realizada por Deloitte llamada "Agenda 2021" reveló que el 85% de las empresas tuvieron que llevar al menos a 33% de sus trabajadores a metodologías de home office.

Aunado a esto, la Confederación Patronal de la República Mexicana o COPARMEX, indicó que para 2020 el teletrabajo produjo casi un 30% de mayor productividad en las empresas; y es solo sobre esta área de la que hablamos.

Si nos referimos a segmentos como el uso de herramientas digitales como ERPs, CRMs, firma electrónica, software de marketing, entre otros, los datos son abrumadoramente notorios a favor de estas prácticas.

2. Flexibilidad en los procesos

El trabajo, los procesos y la burocracia corporativa fue por mucho tiempo una consecuencia de la rigidez con la que se ejecutaban las tareas diarias.

El hecho de estar amarrado a un horario o a una locación física determinada generó grandes paradigmas en las empresas que hasta el día de hoy son difíciles de abandonar.

Sin embargo, uno de los mayores beneficios que tiene la digitalización de procesos es, precisamente, otorgar nuevas metodologías de trabajo a la cultura y flexibilizar las obligaciones de cada colaborador.

Con la digitalización, los conceptos como el trabajo a distancia y la automatización son la regla; dándole a cada miembro de la compañía libertad para acelerar sus procesos a través de herramientas de hardware y software.

Asimismo, esto es una ventaja competitiva para la organización, al convertirse en una empresa adaptable a los cambios y con una mayor satisfacción laboral para sus empleados, facilitando la innovación y la generación de valor.

3. Retorno de la inversión positivo

La digitalización de procesos es una serie de acciones que conlleva la aplicación e integración de diversas soluciones tecnológicas en las áreas cruciales o departamentos estratégicos de una empresa.

Por consecuencia, es una iniciativa generadora de una transformación de las actividades, planificaciones, productos e, incluso, la cultura organizacional.

Todo ello requiere de una inversión de capital, tiempo y conocimiento que, sin lugar a dudas, puede ser un factor decisivo a la hora de declinar esta posibilidad para muchos negocios.

Sin embargo, aquellos que sí dan el paso hacia la digitalización logran descubrir un elemento que es casi un secreto a voces en los giros: la digitalización puede hacerse en función del presupuesto.

CFO Digital reveló que una de los grandes motivadores para los empresarios del sector financiero es que la digitalización promueve una mejor toma de decisiones y una reducción de costos.

Un hecho que demuestra que la tecnología y la digitalización lejos de ser un costo para las empresas, es una de las inversiones con mayor desempeño en la actualidad, logrando un ROI en corto tiempo de acuerdo a la herramienta o proceso adaptado.

4. Mayor enfoque estratégico

A través de la digitalización de procesos una gran cantidad de rutinas empresariales repetitivas o burocráticas pueden ser delegadas a la tecnología para ser automatizada.

Este es el caso de soluciones como la firma electrónica que, sustituye completamente la necesidad de la presencia física para aprobar o realizar acuerdos o firmar documentos. Gracias a este tipo de herramienta, los firmantes pueden revisar, modificar y aprobar contratos a distancia, de manera simplificada y en tiempo real.

Todo esto le da a la compañía una nueva perspectiva estratégica de sus procesos, eficientando las etapas requeridas para generar valor y obtener resultados positivos en un corto tiempo.

Pero, la pregunta que surge luego de conocer los beneficios de la digitalización es: ¿cómo ser digital?

A continuación, la respondemos.

¿Qué debes hacer para cambiar a lo digital?

De manera práctica, existen dos pasos de transición:

• Transferir documentos físicos actuales a la nube;
• Adoptar una dinámica donde todo el ciclo de vida de documentos pasa a través del ámbito digital, incluso su firma.

Hablamos de producir, firmar y almacenar documentos en la nube. ¿Pero por qué hacer esto?

Actualmente, lo que marca la diferencia en la competitividad corporativa es la capacidad de conocer todos los pasos de tus clientes y luego inyectar inteligencia de negocios en la dinámica de los procesos.

Por ejemplo, la industria de las telecomunicaciones monitorea el perfil de consumo de datos móviles de los clientes (para ofrecer planes adaptados a sus necesidades).

Igualmente, tu organización puede ser más ágil e inteligente para comprender el comportamiento de compra del consumidor a través del análisis de datos.

Para que esto ocurra, debes asegurar que todos tus procesos funcionen en la nube (para la integración posterior de esta valiosa fuente de conocimiento con las soluciones de Big Data).

Esto significa que todas las informaciones de negocios, de documentos, de clientes están disponibles inmediatamente, desde cualquier lugar.

La importancia de invertir en la digitalización de procesos

El primer beneficio de la digitalización de procesos es dar a la empresa una mayor conciencia de negocios. Elegimos a siguiente algunas razones esenciales para este cambio:

I. Reducción de costos

¿Cuál es el costo del bolígrafo en tu empresa? La pregunta parece rara, pero este pequeño objeto puede costar mucho a tu organización.

El procesamiento de documentos en papel implica una bola de nieve de costos que contribuyen en gran medida a disminuir tu beneficio neto.

También hay otros costos: toners de impresión, suministros de oficina (como carpetas y sobres) y electricidad (resultado de impresiones y escaneos sucesivos).

Existe una presión creciente por espacio físico, ya que las montañas de papel se acumulan a lo largo de los años, lo que requiere más salas de archivos y, en última instancia, incluso cobertizos. Todo para almacenar papeles con alto riesgo de mal manejo.

Igualmente, más papel significa contratación de más personal administrativo. Tendrán la tarea de dar cuenta de la burocracia que la dinámica del papel demanda.

Además, tu equipo utiliza muchas horas por semana para localizar contratos perdidos, recrear documentos extraviados o destruidos y almacenar todo.

¿Cuánto pierde tu negocio en productividad? ¿Cuánto de la nómina se desperdicia en actividades puramente burocráticas? La digitalización de procesos reduce esta carga financiera.

II. Optimización del tiempo

Ya has visto que tu empresa pierde mucho tiempo con la burocracia

¿Cuántas semanas pasan desde el momento en que el representante de ventas cierra el negocio hasta que comienza la relación real con el cliente?

El tiempo se optimiza con la digitalización de procesos, además de evitar la pérdida de clientes debido a la ineficiencia.

III. Mayor protección de datos comerciales críticos.

Con la firma electrónica, todo el proceso está encriptado, lo que proporciona más seguridad a los involucrados.

Documentos electrónicos se firman desde una plataforma en línea, que puedes acceder a través de contraseña. Además, existen capas adicionales de protección, como el envío de códigos de confirmación por teléfono móvil (autenticación de dos factores).

Otras características de seguridad que te ayudan a proteger los documentos son las jerarquías de permisos y las copias de seguridad automáticas, que garantizan que no se perderán datos confidenciales.

Recuerde que, según Gartner, entre el 2% y el 5% de los documentos se extravían o se almacenan por error en las empresas a diario.

IV. Mayor productividad

El incremento de la productividad es la consecuencia natural de todo el proceso de digitalización mencionado anteriormente.

El mismo estudio de Gartner mostró que entre el 10% y el 12% de los archivos no se encuentran en el primer intento. Los empleados pasan 400 horas anuales buscando documentos y la reconstrucción de cada archivo lleva un promedio de 25 horas.

¿Imagínate el impacto del retrabajo?

Un documento firmado electrónicamente y almacenado en la nube se encuentra en segundos con la ayuda de herramientas de búsqueda de una plataforma de gestión de documentos. Las copias de seguridad automáticas y el acceso selectivo evitan pérdidas y daños.

Ahora bien, conociendo cómo la digitalización de procesos es capaz de llevar la productividad empresarial, la eficiencia y la seguridad a niveles rentables para las organizaciones, es momento de hablar cómo implementar correctamente una transformación digital.

5 pasos para lograr una transformación digital empresarial efectiva

En este punto ya entendemos a la perfección que la digitalización de procesos es una ventaja competitiva esencial para eficientar las actividades y retener la confianza de los clientes.

Para facilitarte la adopción, te hemos simplificado la implementación en 5 pasos.

Atención al cliente

Guiándonos por las empresas más grandes del mundo, como Amazon, Netflix o Uber, es muy sencillo determinar cuáles son los enfoques de sus estrategias desde el punto de vista de transformación digital: la atención al cliente.

Más allá de la producción o comercialización de productos, la misión de la digitalización de procesos debe estar en aportar valor al cliente y atender sus necesidades específicas.

Las empresas customer centric logran adaptar sus modelos de negocios hacia los recursos digitales que resuelven y mejoran la experiencia del consumidor, como el Big Data o el Machine Learning.

Captación de talento digital

A pesar de ser una iniciativa impulsada por la tecnología, la digitalización es llevada a cabo a través de los recursos humanos.

Asegúrate de realizar un análisis estructural de tu organización para determinar aquellas áreas y roles esenciales que deben transformarse a través de talentos aptos para las exigencias.

Implementa la cultura en toda la organización

Una correcta digitalización debe tomar en cuenta todas los departamentos y colaboradores como parte del cambio.

Desde la planificación hasta la implementación, pasando por los líderes y directivos, cada rol juega un papel fundamental en los aportes de este proceso, por lo que considerarlos en las estrategias y el estudio de las implicaciones es vital para una buena adaptabilidad.

Incorporar tecnología

Lo siguiente se resume en dos fases:

• Análisis de procesos: dejando en claro cuáles son las actividades necesarias para adoptar la digitalización y cuáles requieren una transformación para adquirir agilidad, eficiencia y mejor efectividad.
• Innovación disruptiva: considerando aquellas soluciones novedosas que pueden agregarse a la cadena de valor con el propósito de encontrar procesos potentes que ayuden a superar la competencia.

Para incorporar la innovación correctamente, debes considerar:

• Tecnologías necesarias.
• Capacidades y habilidades en tu talento humano.
• Costo y ROI estimado.
• Cambios necesarios en cada área.
• Rol del departamento de Recursos Humanos.
• Responsables de liderar la digitalización.
• Indicadores para medir la eficiencia de las estrategias implementadas.

Acompaña tus procesos

Una vez llevada a cabo la digitalización, es imperante seguir los resultados a través de indicadores que evidencien la adaptabilidad y aceptación de las herramientas.

Asimismo, es esencial estudiar de forma detallada cuáles son los puntos a mejorar y los objetivos de cara al futuro con el propósito de crecer evitar desperdiciar las oportunidades

3 tecnologías clave para una digitalización de procesos eficiente

Uno de los pasos más importantes para la verdadera digitalización de procesos es escoger aquellas herramientas que serán el estandarte de los cambios en la organización.

A continuación te mostraremos las tres más importantes:

ECM

El Enterprise Content Management o gestor documental es una solución diseñada para almacenar, ordenar y disponibilizar toda la información de manera centralizada.

Esta herramienta permite recoger los documentos, informes, contratos y cualquier otro archivo de valor para la empresa de forma digital con el objetivo de gestionarlo efectivamente y evitar pérdidas, deterioros o sustracciones.

ERP

El Enterprise Resource Planning o planificador de recursos empresariales es un software encargado de administrar todos los recursos disponibles de la empresa con la intención de ayudarlos a controlar sus inventarios y elementos cruciales para sus procesos.

A través de él tendrás acceso a una serie de actividades administrativas diseñadas para eficientar el uso de los materiales y recursos disponibles, con el propósito de reducir costos y maximizar el desempeño de los activos empresariales.

Firma electrónica

La firma electrónica es una herramienta que puede centralizar todo el proceso de gestión contractual y documental de la empresa para mejorar las actividades de creación, revisión, negociación y aprobación de documentos.

Además, ofrece beneficios relacionados a la movilidad y flexibilidad, permitiendo a los firmantes controlar estos elementos desde cualquier lugar y cumpliendo todos los estándares de ciberseguridad.

Desde contratos de ventas, ofertas laborales, creación de cuentas bancarias, generación de facturas y mucho más; todos estos acuerdos podrán ser elaborados y aprobados en minutos y gestionados gracias a la tecnología en la nube.

¿Cómo digitalizar procesos y utilizar la firma electrónica?

Si bien no existe una receta definitiva para los distintos tipos de empresa, la eliminación del papeleo pasa por algunos pasos comunes, que demostramos a continuación:

• Cree una agenda de transición: ¿qué departamentos albergan los documentos comerciales más críticos? Este criterio debe guiar el orden cronológico en el proceso de escaneo.
• Define documentos prioritarios: contratos, comprobantes de costas, recibos por el cumplimiento de las obligaciones fiscales/laborales deben recibir atención especial.
• Preparación de documentos físicos para escaneo: agregación de documentos, separación por tema, eliminación de grapas y depuración.
• Haz el escaneo y captura de imágenes: realización del primer paso de migración. Debe seguir la indexación y clasificación ya en el entorno digital.
• Adopta una plataforma de firma electrónica: el paso decisivo en la implementación de una empresa sin papel es tener una solución de administración y firma electrónica segura, confiable y fácil de usar.
• Capacita y define el “hito digital”: fase de calificación para el uso de la herramienta y las pautas para crear una cultura digital. Al final de este paso, todos tus documentos (escaneados y originalmente electrónicos) se agruparán de acuerdo con los mismos criterios de indexación.

Si ya estás listo para eliminar los procesos burocráticos en tu negocio y llevar tu organización al siguiente nivel de eficiencia y competitividad, debes conocer más sobre la firma electrónica.

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