¿Cómo firmar un documento digital?

En México la firma electrónica es una herramienta muy utilizada para autenticar documentos digitales a nivel empresarial. De hecho, entre 2019 y 2021 su adopción incrementó hasta 26% de acuerdo con un reporte de IDC.

Dada su importancia, en este artículo te explicaremos cómo puedes utilizarla para firmar documentos digitales y hacer más eficientes todos tus procesos.

¡Comencemos!

Documentos digitales: qué son y cuáles son sus características

Antes de abordar las características de una solución de firma electrónica, comencemos por definir qué es un documento digital.

Los documentos digitales son archivos que brindan información y disponen de la capacidad para ser registrados en un soporte de almacenamiento con el objetivo de recuperarse e identificarse fácilmente.

Estos archivos implican una fase muy importante dentro de la evolución de los soportes documentarios. Dicha línea evolutiva se caracteriza por tres etapas: documentos escritos a mano, libros en físico y los documentos digitales.

Cabe mencionar que los documentos digitales no son excluyentes, ya que existe una gran cantidad de información física y que no está en la red. 

Características de los documentos digitales

Se diferencian de los documentos en físico por sus rasgos de funcionalidad e identidad. A continuación, te los explicaremos con más detalle: 

Características funcionales

Los documentos impresos cuentan con tablas de contenido, índices onomásticos, cronológicos y geográficos. Además de atajos como reseñas y resúmenes. También, señalizaciones como títulos, subtítulos e indicaciones al margen. Todo esto con el objetivo de facilitar la lectura y la búsqueda de información.

En el caso de los documentos digitales, además de contar con estas características, también permiten integrar información en formato de texto, vídeo, imágenes fijas y de sonido. Por si fuera poco, estos archivos logran combinar diferentes maneras de presentar datos en un solo documento.

En otras palabras, un documento digital puede describir un proceso, ilustrarlo con animaciones en vídeo, presentar evidencia con imágenes y narrarlo a la lectura del texto.

Identidad de los documentos digitales

Los documentos digitales pueden realizarse en el mismo medio que se van a publicar. Esto permite implementar cambios en dichos archivos. Es decir, no se requiere realizarlos desde el principio, como ocurre con un documento impreso.

Esta característica permite que los documentos digitales que se crean desde la nube sean mutables. Recordemos que hoy en día existe una alta tendencia a que los equipos de trabajo laboren en un documento en línea de forma simultánea, por lo que representa una gran ventaja.

¿Qué es la firma electrónica?

La firma electrónica es la herramienta ideal para autenticar documentos digitales, ya que cuenta con validez jurídica en México.

¿En qué consiste esta tecnología? El artículo 89 del Código de Comercio Federal la define como:

“Los datos en forma electrónica consignados en un Mensaje de Datos, o adjuntados o lógicamente asociados al mismo por cualquier tecnología, que son utilizados para identificar al Firmante en relación con el Mensaje de Datos e indicar que el Firmante aprueba la información contenida en el Mensaje de Datos, y que produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa, siendo admisible como prueba en juicio”.

En la actualidad, existen excelentes proveedores de este servicio como es el caso de Docusign eSignature.

A continuación, te mostramos paso a paso la facilidad con la que puedes firmar un documento con nuestra herramienta.

¿Cómo firmar un documento digital con Docusign?

Vamos a definir cómo puedes firmar un documento digital contando con una solución de firma electrónica de primer nivel:

Si recibes el documento por correo electrónico

1. Abre el correo electrónico y haz clic en revisar documento
2. Selecciona la casilla de divulgación de la firma digital para continuar
3. Rellena los campos obligatorios: completa con la información requerida por el remitente
4. Firma el documento para hacerlo oficial
5. Cabe destacar que, a los usuarios que utilizan la solución por primera vez se les solicita establecer una firma digital. Puedes seleccionar algunas de las predeterminadas o dibujar la tuya.
6. Selecciona adoptar y firmar.

Cuando el documento haya sido firmado por todas las partes, recibirás una copia por correo electrónico.

Por si fuera poco, la herramienta puede integrarse con programas y herramientas como Word, Google Drive, Gmail o Slack. En los siguientes apartados te explicaremos cómo se puede firmar desde ahí con Docusign.

Cómo firmar un documento desde Microsoft Word

Para firmar documentos con Microsoft Word, debes seguir los siguientes pasos:

1. Instala el complemento de Docusign;
2. Abre el documento a firmar y busca en el menú 'Docusign'. Luego haz clic en 'Firmar documento';
3. Crea una cuenta de Docusign gratuita;
4. Inicia sesión con tu usuario y contraseña;
5. Arrastra y suelta el campo de la firma para añadir tu firma al documento de texto;
6. El archivo estará listo para enviar por correo y descargar.

¡Ya lo tienes! Por si fuera poco puedes entrar a tu perfil de Docusign para observar cuantos documentos has firmado y enviado.

Firma digitalmente con Docusign para Zoom

Docusign para Zoom funciona de forma muy parecida a Docusign para Word. Los pasos que debes seguir son los siguientes:

1. Instala la aplicación de Docusign eSignature.
2. Prepara y envía tu documento a través de email o SMS antes de iniciar tu videollamada en Zoom;
3. Da inicio a tu reunión con el firmante y seguidamente abre el menú Aplicaciones de Docusign eSignature;
4. Busca tu documento y elige el nombre del signatario;
5. Habla todos los detalles del acuerdo con el firmante;
6. Indícale al signatario todos los campos que debe rellenar antes de firmar;
7. El firmante rellena los campos correspondientes y firma;
8. Se envía una copia del acuerdo a todas las partes.

Enviar y firmar desde Slack

Antes de iniciar, instala la App de Docusign eSignature para Slack. Después sigue estos pasos:

1. Desde Slack, verás la opción de iniciar un nuevo sobre o elegir un template de tu biblioteca.
2. Si seleccionas un template, se abrirá un sobre con algunos de los componentes ya completados.
3. Llena la información de quién va a recibir el sobre.
4. Da clic en 'Envía ahora'.

El firmante recibirá una notificación en tiempo real en Slack para firmar el documento. Solo debe dar clic en 'Revisar' para comenzar el proceso de firma.

Una vez que completa los campos y firma, la persona que envió el documento recibe una notificación que le indica que el sobre fue completado.

Firma desde Gmail

Con Docusign eSignature también puedes firmar por Gmail. ¡Y es muy sencillo!

Para ello, solo debes seguir estos pasos:

1. Primero, asegúrate de instalar el complemento Docusign eSignature para Gmail y Drive.
2. Inicia sesión en Gmail;
3. Dirígete a la bandeja de complementos en la parte derecha de la ventana para abrir la tarjeta Docusign;
4. Selecciona un email con uno o más archivos adjuntos;
5. Docusign añade los destinatarios del mensaje que selecciones. Posteriormente, da clic en SIGUIENTE;
6. Si eres el único firmante, da clic en FIRMAR e inicia el proceso de firma;
7. Añade el asunto y el texto del mensaje alternativo. Luego da clic en ABRIR APLICACIÓN para que puedas abrir una ventana de Docusign separada para completar el proceso de envío.

¡Conoce también como firmar desde Google Drive!

¡Las ventajas de Docusign eSignature!

Docusign eSignature te permite adaptarte a los retos más exigentes del mercado y te da la posibilidad de brindar una experiencia enriquecedora a tus clientes, proveedores y empleados.

Cierra acuerdos y negocios de manera ágil

82% de los acuerdos se finalizan en menos de un día y el 49% en menos de 15 minutos. Además, podrás firmar documentos de manera remota desde cualquier parte del mundo gracias a nuestras aplicaciones móviles.

Más de 400 integraciones

Permite optimizar tus flujos de trabajo con más de 400 integraciones conectadas, que incluyen: Google, Salesforce, Workday, Microsoft, Slack, Apple y Zoom.

Seguridad

La solución te permite cumplir con los requisitos más estrictos de seguridad y privacidad de datos.

Es legalmente vinculante

Docusign eSignature cumple con todos los requisitos del marco legal mexicano para firmas electrónicas.

Conclusión

En la actualidad, la transformación digital te brinda la oportunidad de firmar todos tus acuerdos de manera remota. ¡Y lo mejor! Garantizando la seguridad en todas tus operaciones. Esperamos que este artículo te haya ayudado a entender cómo incorporar este proceso en tu organización con eSignature y las ventajas que tiene dar este paso.

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