4 beneficios clave de la automatización de contratos 

Los contratos se ejecutan en todas las organizaciones y abarcan todo, desde los clientes hasta los proveedores y los recursos humanos. Cuando se producen ineficiencias relacionadas con los contratos, los márgenes se reducen y la reputación puede verse afectada. Los perjuicios de las ineficiencias aparentemente menores pueden incluso resultar en multas, riesgos y pérdidas.

Las empresas que aprovechan el software de gestión de contratos evitan costosas trampas. Según la investigación de Forrester encargado por Docusign, cada año, las ineficiencias acuerdo causan:

• El 46% de las organizaciones retrasan proyectos valiosos;
• El 45% ofrecen malas experiencias de los clientes;
• El 42% tienen retrasos de ingresos;
• El 39% incurren en costos innecesarias de las impresiones correo electrónico o fax. 

Global Contract Management Association (IACCM) estima que los procesos de contratos ineficaces hacen que las empresas pierdan un promedio de 9.2% en ingresos. 

Para evitar los desafíos de estas ineficiencias, la automatización de los contratos es una solución valiosa para las empresas. A continuación, conoce cuatro beneficios clave:  

Tiempo de obtención de ingresos más rápido

Un contrato de venta retrasado representa un retraso en los ingresos. Al automatizar los flujos de trabajo de los contratos (y eliminar las tareas manuales), puede reducir el procesamiento de los contratos de semanas a minutos y obtener ingresos rápidamente. 

Los procesos demasiado complicados pueden incluso conducir al peor de los casos: el abandono. Según la investigación encargada por Docusign por Forrester, el 32% de las organizaciones informan tasas de finalización reducidas y acuerdos abandonados como consecuencia de procesos de acuerdo ineficientes. 

En pocas palabras: el software de gestión de contratos facilita los ingresos. Es más fácil y rápido preparar contratos, acordar términos y ejecutarlos cuando todas las partes pueden acceder a un contrato desde cualquier lugar, en casi cualquier dispositivo. 

Sus equipos legales son más productivos; sus equipos de ventas están libres para prospectar, realizar ventas adicionales y realizar ventas cruzadas; y nadie está ocupado durante horas haciendo el trabajo de ayer de imprimir copias marcadas o enviar faxes.

Valor de contrato mejorado

Cuando escuchas la frase "valor de mejora", probablemente piensas en formas de aumentar las ventas, la fabricación o la productividad de marketing. Pero, ¿consideras el valor que puede obtener de tus contratos? 

El software de gestión de contratos puede eliminar los fallos en las renovaciones; llamar la atención sobre las próximas fechas de vencimiento; y crear uniformidad en precios, términos y especificaciones de desempeño. Esto da como resultado más valor de cada contrato que ejecutan sus equipos.

Cuando los contratos no proporcionan las redes de seguridad adecuadas, las empresas se quedan con fugas contractuales. Con el tiempo, el valor perdido (la diferencia entre el potencial de un acuerdo y los valores realizados) impacta en la rentabilidad. En lugar de X ingresos, te conformas con Y: una cifra menor. Por ejemplo, ¿los descuentos son más profundos de lo que pretendía su equipo de ventas? ¿Las especificaciones tienen un precio exacto? ¿Y claramente delineado? ¿Su cliente introdujo penalizaciones costosas por no cumplirlas? Por el contrario, ¿está facturando a su cliente por servicios adicionales que se le prestan?

Mayor cumplimiento

Una encuesta de 2017 encontró que el costo anual promedio de cumplimiento fue de alrededor de $5.5 millones, mientras que el costo promedio del incumplimiento fue casi tres veces mayor, con $14.8 millones. Al crear plantillas y cláusulas estándar, el software de gestión de contratos ofrece la doble ventaja de ahorrar tiempo a su equipo legal y evitar errores de cumplimiento. Las plantillas adaptadas a normativas específicas se pueden utilizar en contrapartes, incluidos clientes, proveedores y contrataciones.

Además de acumular multas, las empresas que no cumplen con las normas corren el riesgo de sufrir retrasos, cancelaciones, daños en la reputación y una menor confianza de los inversores. En el mundo de las renovaciones de contratos, un riesgo importante es el cumplimiento. ¿Se han instituido cambios regulatorios o de otro tipo para que pueda cumplir? Por ejemplo, ¿sus proveedores deben cumplir con las nuevas medidas de sostenibilidad, y están establecidas explícitamente en su contrato? La gestión del ciclo de vida de los contratos puede alertarle sobre los cambios necesarios, evitando costosas multas y sanciones. 

Al sopesar el costo y los beneficios, está claro que necesita todo lo que esté a su alcance para respaldar contractualmente sus esfuerzos de cumplimiento. El dinero que ahorra en general, tanto en costos evitados como en aumento de la productividad de su equipo legal, apunta a flujos de trabajo de contratos automatizados. 

Mejor experiencia del cliente

Según una encuesta de Salesforce de 2018, el 80% de los clientes dice que la experiencia que brinda una empresa es tan importante como sus productos y servicios. 

Muchas empresas invierten mucho en sus equipos y procesos de ventas, solo para descubrir que sus esfuerzos se deshacen en la etapa del contrato. Los contratos automatizados empujan a los clientes más allá de la línea de meta de forma rápida y sin esfuerzo. (Porque ¿quién quiere estar atascado con la impresión, la firma, el escaneo, el envío de faxes o el envío por correo cuando todos los demás aspectos de su vida profesional y personal están digitalizados?)

Una experiencia positiva en la firma inicial paga enormes dividendos más adelante, en renovaciones de contrato, hasta venta y venta cruzada. Según el informe “ROI of Customer Experience 2020” de Qualtrics XM Institute, es probable que una experiencia de cliente positiva coincida con consideraciones de compra futuras. 

Desbloquea el valor del contrato, obtén beneficios 

Los contratos son omnipresentes en toda su organización, y también lo son los beneficios que puede acumular a través de la automatización de contratos. Desde transacciones más rápidas hasta mejores experiencias del cliente, desde un valor de contrato mejorado hasta un mayor cumplimiento, el software de gestión de contratos tiene el poder de ahorrar dinero, aumentar los ingresos y fortalecer las relaciones.