Archivo digital: 6 ventajas de utilizarlo

En los últimos años, la tecnología ha llevado a las empresas a migrar documentos y procesos a formatos electrónicos para proporcionar mayor accesibilidad y tener garantías en cuanto a la seguridad de la información. ¿Cómo? Mediante la implementación del archivo digital.

¿Sabes qué es y cuáles son las ventajas de utilizarlo? ¡Descúbrelo ahora mismo en este post!

¿Qué es un archivo digital?

El archivo digital puede explicarse como un sustituto del papel: su principal función es almacenar documentos generados en formato digital. Asimismo, este puede ser denominado fichero, el cual equivale a una unidad de datos que puede ser utilizada por medio de aplicaciones instaladas en una computadora.

Las principales necesidades que cubre el archivo digital son la construcción y disposición de un espacio único de consulta y almacenamiento de documentación que facilita el orden de datos y evita la duplicidad de información, cuyo gran objetivo en las organizaciones es ahorrar tiempo y dinero al disponer de una innovadora alternativa para la difusión de documentos.

¿Cómo funciona un archivo digital?

Dentro de las peculiaridades que un archivo digital debe tener, encontramos:

• Un contenido estable.
• Cinco personas involucradas en su creación: autor, escritor, remitente, destinatario y creador.
• Sustento de acciones que facilitan la toma de decisiones.
• Componentes digitales en su reproducción.

Gracias a la transformación digital es posible migrar archivos físicos a un formato digital respetando los siguientes pasos básicos:

• Elegir la información que queremos convertir.
• Digitalizar la información por medio de escáneres o cámaras fotográficas en documentos o imágenes.
• Indexar y clasificar el material de forma que su búsqueda y difusión sean accesibles.
• Almacenar la información en servidores, nubes o memorias especiales que posean características de seguridad y confidencialidad.

También, es fundamental tomar en cuenta los principios de legalidad que existen en cada país para hacer que todos los documentos electrónicos sean válidos y legales para ciertos procesos ante las autoridades.

Por ejemplo, cuando los documentos digitales pertenecientes al área contable son usados para auditorías en México, estos deben llevar una firma electrónica avalada y reconocida por el Sistema de Hacienda y Crédito Público. Incluso, algunos necesitan marcas de agua que protejan la documentación.

Ventajas del archivo digital

La utilización del archivo digital representa varias ventajas, entre las cuales destacamos:

1. Homogeneización de documentos

Cualquier documento es fácil de convertir a formato digital sin importar su naturaleza: desde facturas y contratos hasta diplomas y fotografías.

Además, el archivo digital nos permite clasificar cada uno de ellos para facilitar su uso.

2. Ahorro de espacio físico y tiempo

Eliminar documentos físicos genera espacios libres: los enormes estantes en tu almacén que están llenos de archiveros pueden migrar al formato digital y estar al alcance de pocos clics en tu computadora.

Al mismo tiempo, tu negocio reducirá en grandes cantidades el consumo diario de papel, lo cual también conlleva el ahorro de espacio por metro cuadrado al no usar más documentos en formato físico ni estanterías. Igualmente, esto hará que no necesites más impresoras y diversos materiales de oficina que suelen requerir mantenimiento.

El uso del archivo digital permite la visualización de los documentos sin importar la ubicación ni la distancia entre el usuario y el servidor de estos, dando paso a la eliminación de gastos de paquetería o mensajería en tu negocio.

Como consecuencia, tu empresa será más sostenible y será posible posicionarla de mejor manera mediante estrategias y campañas de relaciones públicas: la responsabilidad social corporativa definitivamente es una ventaja competitiva muy importante en el mercado de hoy.

3. Mayor eficiencia en la gestión empresarial

Tener todos los documentos necesarios clasificados y ordenados en las computadoras de todos los miembros de la organización ahorrará horas de trabajo en la búsqueda de archivos.

La disposición de un archivo digital permite conectar a todos los departamentos de una empresa y generar sinergia entre estos por medio de acceso a toda la información requerida para hacer negociaciones, compras, listas de inventarios, contratos y facturas, entre otras tareas.

4. Resguardo seguro de documentos

El archivo digital es una herramienta que se encuentra en un sistema controlado 100% por la empresa de forma interna dentro de un servidor con respaldo: así, se convierte en una opción que elimina y evita por completo la posibilidad de pérdida de información y la difusión de documentos legales y exclusivos de una organización.

La utilización del archivo digital permite establecer una jerarquía de acceso por medio de autorizaciones y restricciones de lectura y modificaciones según el perfil de cada usuario; a su vez, ayuda al cumplimiento de normativas, ya que su uso tiene implícito el cumplimiento de la Norma de Protección de Datos Personales.

También, esta solución reduce el riesgo de robo de información debido a todos los filtros de seguridad con los que cuenta para evitar cualquier manipulación física o digital de los documentos que gestiona.

Otra gran ventaja dentro de esta es la posibilidad de recuperar documentos dañados físicamente al ayudar en su restauración y preservación.

5. Aumento del ROI

¡Así es! Tu empresa experimentará impactos positivos en el ROI, pues gracias al uso del archivo digital podrás reducir costos y aumentar la calidad en el manejo de la información dentro de tu negocio.

6. Eliminación de riesgos

El archivo digital puede mantener copias incluso de diferentes ubicaciones físicas y elimina el riesgo frente a catástrofes o accidentes como incendios y terremotos. ¿Cómo? Toda la información de una empresa puede estar tanto en un servidor externo como en uno interno: actualmente, crear y conservar copias de seguridad digitales es cada vez más accesible y sencillo.

Asimismo, evitar la pérdida de documentación que pueda llevar a problemas legales es uno de los riesgos que debe ser considerado para la implementación y actualización de esta herramienta.

¡Listo! Ya conoces qué es el archivo digital y las ventajas de utilizarlo.

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