HRMS: ¿Qué es y por qué tu empresa lo necesita?

Con todos los cambios que vivimos día a día, no es extraño imaginar que las empresas cada vez están más automatizadas y que sus procesos sean llevados por algunos softwares, no solo por un ahorro considerable en los costos, sino porque también agregan ventajas competitivas: como ejemplo de esto, el HRMS.

El HRMS o Human Resources Management System —Sistema de Administración de Recursos Humanos— es un sistema digital o una solución SaaS para empresas que busca eficientar sus operaciones administrativas con respecto a su capital humano.

Frente al constante crecimiento de las organizaciones, resulta evidente la necesidad de contar con herramientas para facilitar la gestión de personal con el objetivo de lograr mayor productividad y, al mismo tiempo, responder rápida y efectivamente a las exigencias de la nómina.

¿En qué consiste el HRMS, cuáles son sus beneficios y por qué es importante?

¡Veamos de inmediato!

¿En qué consiste el HRMS?

Este mecanismo consiste en una serie de procesos y herramientas digitales que sirven para gerenciar efectivamente todo lo relacionado al personal que labora a diario en una empresa.

En síntesis, el HRMS le permite a las organizaciones administrar y seguir por completo la productividad y los requerimientos de todos sus colaboradores: toda esta información es guardada, ordenada y segmentada por la base de datos del sistema, la cual posteriormente será usada por la misma herramienta para realizar análisis complejos y profundos de la realidad operativa de los recursos humanos y funcionar como guía para la toma de decisiones.

Por otra parte, el HRMS puede ajustarse al tamaño y necesidades de cualquier empresa, por ejemplo, para manejar datos relacionados con la nómina, los beneficios de los empleados y quejas o requerimientos, lo que sirve para elaborar informes detallados de la productividad general e individual.

Ahora bien, además de todo lo dicho, seguro te estarás preguntando si es todo lo que tiene para ofrecer, ¡pues no! Conoce sus beneficios a continuación.

Beneficios de tener un HRMS

La transformación digital de los RR. HH. ya no es solo una ventaja competitiva: en la actualidad, esta es una necesidad de casi todos los giros empresariales y productivos a la hora de hacerse más eficientes, responsables y conscientes de sus procesos.

Los beneficios de utilizar un HRMS son:

Optimización de las tareas

El área de RR. HH. es conocida generalmente por ser un departamento que se nutre de mucho trabajo analógico y de procesos burocráticos que si bien tienen un objetivo específico —como el control de la nómina— pueden llegar a retrasar muchos procesos y entorpecer el crecimiento de la empresa.

El HRMS es una herramienta ideal para digitalizar los procesos internos de este departamento al agilizar y automatizar las tareas repetitivas con la finalidad de usar el talento humano para tareas más creativas o para solucionar problemas más complejos, además de acortar los tiempos de espera entre proceso y proceso.

Seguimiento de las KPIs

La mejor manera de evaluar el crecimiento de una empresa en estos días es a través de KPIs o indicadores de rendimiento y, en este sentido, el HRMS es una herramienta perfecta para recoger la información que servirá de evidencia en procesos que se pueden mejorar, eliminar o cambiar.

Algunos de ellos son:

• Capacidad de retención de talento.
• Absentismo.
• Cumplimiento de tareas.
• Horas de descanso.
• Tiempo en funciones.
• Otros.

Administración eficiente del departamento

Conjuntamente con la recolección de datos para ser usados como KPIs, el HRMS permite que los gerentes centralicen esta información para optimizar los procesos y tareas, como:

• Administración de vacaciones y días ausentes.
• Control de nóminas.
• Gráficos de rendimiento.
• Procesos de reclutamiento y retención de talento.

Plataforma de autogestión de personal

En las empresas, sobre todo en las grandes, es muy común que los empleados tengan dudas, preguntas y quejas —sobre salarios, condiciones, beneficios y vacaciones, entre otros aspectos— que deben ser resueltas directamente por el área de RR. HH., lo cual a veces puede ser muy difícil de llevar y controlar por los responsables de este departamento.

Gracias a un HRMS, los colaboradores de tu empresa podrán resolver sus propias dudas de manera efectiva y rápida para, por ejemplo:

• Solicitar sus vacaciones.
• Consultar días libres.
• Informar sobre indisposición por enfermedad.

Encuestas

Asimismo, el sistema permite elaborar encuestas rápidas de ambiente y satisfacción laboral, no solo para evaluar la motivación general e individual, también para mostrarle a tus empleados que estás preocupado por su bienestar y tu intención de conocer sus puntos de vista sobre la operatividad de la empresa.

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HRMS de la actualidad

Entre los HRMS que destacan en el mercado están los siguientes:

Freshteam

Este sistema permite seguir el talento nuevo y los prospectos, buscar los mejores candidatos, programar entrevistas e, incluso, contratarlos en tu organización.

Esta herramienta está integrada con muchos portales de trabajo, por lo que te permitirá tener las mejores opciones en una misma plataforma.

Asimismo, con su aplicación para celulares, podrás seguir todos estos procesos desde cualquier parte, enviar correos electrónicos y tomar decisiones con unos pocos toques en la pantalla.

Sage HMRS

Este es un SaaS ideal para gestionar el ciclo de vida de tus empleados, es decir, desde la contratación por primera vez hasta la jubilación de los mismos. De esta manera, podrás llevar un control absoluto del departamento en una misma herramienta.

Por otro lado, podrás identificar rápidamente los mejores colaboradores para ubicarlos en puestos de liderazgo y ayudar en la disminución de la rotación para generar mayor compromiso y sentido de pertenencia.

Gusto

Por último, Gusto es una plataforma que controla todos los procesos relacionados a la contratación, incorporación, pago de nómina, desempeño y promoción del personal, en la cual también podrás generar ofertas profesionales y encontrar el mejor talento para un puesto en particular.

¡Listo! Ya conoces qué es el HRMS, sus beneficios e importancia: con toda esta información, puedes empezar a digitalizar tu departamento de recursos humanos y transformar a tu negocio en una organización mucho más eficiente, automatizada y ordenada.

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